GTD - Mundando pela raiz

Em pesquisas notei que o GTD é abordado por vários escritores como uma técnica assertiva de organização. E como gosto muito do tema e preciso para ser feliz, comecei a estudar mais sobre o assunto.

Observei que vários blogs sobre organização tem como base o GTD de David Allen, que é "o cara". Fiz um compilado montei um arquivo de estudos que poderá ajudar também a muitos. Quero desde já ressaltar que aqui não tem nada criado por mim, e sim objetos de pesquisa de vários artigos.

 

David Allen criou o método “GTD” (abreviação de “Getting Things Done”) que é uma metodologia de organização e produtividade pessoal. A metodologia defende tornar a vida mais eficaz e de uma forma leve, ou seja, sem stress.

 

David Allen escreveu sobre a técnica no livro chamado “A arte de fazer acontecer”. Não somente para um aprofundamento maior sobre a metodologia, mas também para que possa ser proveitoso para cada perfil.

Para saber um pouco mais sobre o assunto vale a leitura clique aqui

 

A todo o momento estamos recebendo tarefas/ atividades, por delegação de supervisão (no trabalho), por atividades domiciliares, pessoais e por aí vão. Sejam por meios virtuais (e-mails/listas de tarefas) ou físicos (bloco de anotações/agendas). Temos que saber processá-los. Isso processamento é a palavra de ordem. O importante é definir se é algo executável ou não. Se a resposta for negativa ela terá apenas um caminho dos três citados:

1. Lixo/ Destralha

2. Arquivo Morto – para quem sabe algum dia virar um projeto. Mas nesse item importante é ser frio na análise. Se não o arquivo será um depósito de lixo futuro

3. Revisão – será revisto posteriormente para um banco de dados.

Agora se a sua resposta for positiva, questione-se se há a possibilidade de fazer em dois minutos. Posso resolver isso em dois minutos?

1. Sim- haja rápido

2. Não– então você terá que

2.1. Lista de atividades imediatas

2.2. Lista de projetos

2.3. Delegar a alguém

2.4. Agendar o compromisso

Material necessário para iniciar a organização

· Lixeira

· Fichário para guardar itens que vc possa querer fazer alguns dia, são desejos/projetos que você tem, porém não estão em andamento;

· Arquivo de referência – que são 43 pastas suspensas (12meses do ano + 31 dias) para maiores detalhes nesse item acesse aqui está tudo bem explicado;

· Lista de ações imediatas;

· Listas de projetos em andamento;

· Lista de espera – para saber quem está fazendo o que vc delegou;

· Agenda de compromissos.

Etapas do GTD:

· coletar (anotar tudo para ver o que servirá de ação ou referência);

· processar (“é passível de ação? sim ou não”);

· organizar (arquivar, delegar, mandar para as listas etc);

· revisar (revisão semanal das listas para não deixar passar nada em branco);

· fazer (executar seus projetos com eficiência).

Sabe-se que o método é o famoso TUDO DE BOM, porém não é nada fácil absorver a metodologia, ser disciplinado e mudar mesmo de atitude. Em leitura encontrei um artigo bastante interessante que ajuda a facilitar a adoção da metodologia, vale apena conferir

Uma chamada muito legal que li no blog Thais foi a seguinte

Capture tudo o que lhe chama a atenção.

Decida exatamente o que aquilo significa.

Organize os resultados no lugar certo.

Revise sempre para dar conta de tudo.

Faça tudo o que precisa– e quer – fazer

1ª Fase do GTD – Coletar

Importante aprender a coletar, o que se chama de caixa de entrada, saber coletar as informações é um passo fundamental. Você deve fazer da forma que mais lhe adequar melhor. Existem vários meios tecnológicos, como: Palm, Tablets, Note, etc eu prefiro o caderno. Utilizo o caderno para entrada de informações, idéias, lembretes, dicas, anotações diversas, atividades, prioridades, projetos, etc. Dica da Thais!!!

 

2ª Fase do GTD – Processar

Após a coleta de informações o processamento dos dados coletados. Nesse item, faço das palavras da Thais a minha. Com licença Thais, mas preciso aqui copiar seu parágrafo.

 

“O Toodledo é um site (e aplicativo para celular e iPad) que organiza suas tarefas por contexto, pastas, status, localidade, objetivos de vida etc. Eu já usei MUITAS ferramentas de to-do lists e posso dizer que, para mim, é a que funciona melhor. O Toodledo tem três versões: uma free, uma paga e uma que você paga um pouco mais para funcionalidades como carregar arquivos.”

 

3ª Fase do GTD– Ação

Mãos a obra!!!ou melhor mão na massa...e mais uma vez copio a Thais nesse tópico

“Importante: Se uma tarefa demandar menos de dois minutos para ser realizada, você não precisa sequer processá-la – execute-a imediatamente. Muitos projetos ficam parados por conta de gargalos ocasionados por essas pequenas e rápidas tarefas (encaminhar um e-mail, por exemplo, ou avisar alguém por telefone sobre uma reunião que foi cancelada). A regra é essa: se demorar menos de dois minutos, faça imediatamente. Senão, anote no seu caderno e depois processe a tarefa normalmente como faz com as outras, e ela entrará para a lista de executáveis de acordo com o contexto e a prioridade. Por que isso é importante?Porque FREQUENTEMENTE recebemos demandas que temos vontade de executar na hora, mas elas têm prioridade menor que outras que também precisam ser executadas e acabam tomando um tempão do nosso dia. Anotar e processar dá um controle maior das prioridades e garante que você não fique disperso(a) nem perca tempo com algo que não precisa ser feito naquele momento.”

 

4ª Fase do GTD – Revisão

A revisão se faz necessária e é fonte para se viver. Não deixar de checar os projetos, mesmo que ocasionalmente. O importante é checar sempre. Acho legal checar logo pela manhã, dá um contexto geral do que deve ser feito naquele dia e se programar para os próximos.

Vale a pena uma leitura detalhada

Professores do Sucesso

Busy Woman

Vida Organizada

Em Busca da tal Produtividade

O grande problema que o ser humano tem hoje é indefinidamente o TEMPO, tudo se põe culpa no tempo, no ontem foi solução para muitos problemas, mas hoje o TEMPO já não é mais. Muitos apontam a tal inexistência de tempo, justificam suas incapacidades e a total falta de organização para com ele.

Mas paremos para refletir um pouco sobre isso. Quanto e como estamos usando o nosso tempo? Posso lhes confessar que adoro uma TV e posso ficar por horas vendo novelas, filmes, seriados e claro acompanhado de uma boa cochilada de 1h a 2h sempre quando posso. Sei que o desperdício de tempo é muito grande, mas sinceramente é isso que me descansa a mente. Portanto tenho que ter uma agenda apertada para me dar a esse luxo, sempre aos finais de semana. Como culpar o tempo dessa forma, não tem razão, a verdade que temos que nos mexer e seguir em frente as nossas metas pessoais, profissionais, etc.

Agora para começo de conversa não podemos em hipótese alguma confiar em nossas mentes que hoje são bombardeadas de informações a todo o momento, seja no trabalho, na tv, na internet, em casa, na faculdade, enfim NUNCA CONFIE NA SUA MENTE. Cada um de nós tem uma forma diferente de nos organizar, algum método que dê certo, o importante é ter um e seguir em frente. Aposto sempre nas listas de tarefas são sempre certeiras e não tem como errar.

Sempre busque uma forma de anotar tudo que chega até você, seja em um caderninho, numa agenda, num bloco de anotações, em algum aplicativo de celular, seja o que for importante, para você anote!!! E não deixe para depois.

Anote todas as suas tarefas, mas o que são tarefas? São todas as atividades que precisam ser feitas ou então algo que você quer fazer, mas não confunda com compromissos. Compromissos são tarefas com dia e hora para serem executadas, como por exemplo: uma consulta médica, uma reunião, uma festa de aniversário, etc.

Agora uma coisa fundamental que tem que se ter em mente é que temos um tempo útil de produtividade e ele tem que ser absorvido da melhor forma possível, pois é dele que dependemos, e como eu posso administrar melhor o meu tempo? Te respondo com uma outra pergunta, quais são as suas prioridades nos campos de sua vida (pessoal, profissional, acadêmico, social, etc). Se não soubermos onde queremos chegar, jamais saberemos como utilizar melhor o nosso tempo, por isso é fundamental ter metas, objetivos de longo, médio e curto prazo.

O GTD Getting Things Done é um método fantástico, nos ajuda muito a entender e melhorar nossa produtividade, vou citá-lo em um post específico, mas um compilado interessante do André Cruz, que fala também sobre produtividade, é o seguinte:

"Cinco ações do GTD

1) Coletar – essa é a ação fundamental do GTD. Quanto melhor você for para coletar as coisas que chegam até você, mais eficiente você será. Isso vai garantir que você irá usar a parte inteligente da mente para comandar a burra;

2) Decidir a próxima ação – depois que você identifica o que é essa coisa que chegou até você é muito importante decidir a próxima ação que a mesma necessita. Isso irá garantir que você manterá os assuntos andando e que as coisas não ficarão paradas em sua caixa de entrada;

3) Sempre seguir o processo – existe um fluxo para o processo GTD o importante seguir o mesmo do início ao fim. Processe uma coisa de cada vez e, enquanto não chegar ao fim do processo, não comece a processar uma nova coisa;

4) Manter as listas de tarefas atualizadas – para que sua mente deixe de gerar os veios abertos é muito importante que ela se sinta segura de que as informações do que precisa ser feito está armazenado em um lugar seguro e atualizado. Você também se sentirá muito mais confiante no processo conforme for percebendo que o mesmo funciona e seguro;

5) Aprimorar a qualidade – a única coisa que não muda é a mudança. Assim, é muito importante estar sempre atento ao que pode ser feito melhor e como pode otimizar e melhorar o processo ao longo do tempo."

Importante é sempre ter em mente o que de fato você quer para sua vida, anote tudo e sempre, não deixe de coletar nada e trabalhe intensamente para riscar a pendência da sua lista a sensação de libertação é muito melhor do que a da procrastinação.

Fuja de Reuniões Improdutivas

Fonte: Getty Images

Quem gosta de participar de reuniões? Reuniões em sua grande maioria das vezes são enfadonhas e cansativas. E para piorar a situação não obtemos o resultado almejado com elas, principalmente se são feitas sem um planejamento prévio e organização.

Você que lidera reuniões, é responsável por gerenciar uma equipe e quer obter resultados efetivos com reuniões, importante seguir regrinhas básicas e funcionais:

1.   Esteja preparado para gerir a reunião – uma reunião é como uma orquestra, precisa do seu regente. E se você não estiver preparado para monitorá-la, ou melhor é não fazê-la para não ter maiores problemas;

2.   Importante fazer uma pauta para essa reunião e principalmente, após a descrição da pauta veja quem realmente interessa para participar dessa reunião, jamais convoque para uma reunião quem não tem nada a ver com a pauta;

3.   Defina o local e horário mais apropriado para se fazer a reunião. Não exponha os assuntos em uma sala cheia de pessoas que não vão fazer parte da reunião, isso pode constranger e impedir soluções que podem surgir. O horário é outro ponto importante. O melhor horário será definido por você, mas desde que seja dentro do expediente usando o bom censo. Não agende após o almoço, após o horário normal de serviço ou então logo que inicia o expediente;

4.   Agende com antecedência – comunique os participantes e a pauta da reunião com uma antecedência mínima de 24h. Evite que os participantes sejam pegos de surpresa para uma reunião. É sempre mais educado e gera menos conflitos, quando os participantes são avisados e sabem o que será discutido na reunião agendada;

5.   Após convocação jamais cancele a reunião ou gere atrasos para o inicio isso leva a incredibilidade, seja responsável e respeite os seus liderados. É claro que imprevisto sempre acontecem, mas não faça da exceção a regra!

6.      Importante salientar que todo o tomador de decisões (alta diretoria, encarregados, gerentes, etc) da pauta da reunião precisam estar presentes, senão não há motivos de se fazer a reunião;

7.  Uma reunião planejada e organizada pode durar até 60 minutos, desde que haja EVOLUÇÃO das idéias e propostas de ações, caso contrário não deixe passar de 30minutos;

8.   Faça a ata de reunião na hora, nunca deixe para depois, pode criar desconfiança se enviada posteriormente ou então até mesmo não ser enviada com o acumulo de atividades. Leia a ata e deixe em aberto para que os participantes façam as colocações necessárias. Imprima e que todos assinem.

O importante é saber que qualquer reunião TEM QUE SER PRODUTIVA obter RESULTADOS se for diferente melhor não fazer.

Links interessantes sobre o assunto, clique aqui - esse também

 

Festa em Família

É super interessante para você que será o anfitrião das celebrações do Natal em família, convidar os familiares para uma reuniãozinha ou um almoço, para decedir os preparativos para o Natal. Quem vai ficar responsável pelo o quê? Eu acho uma delícia preparar tudo, mas vamos dizer a verdade é muito cansativo, então nada mais justo que dividir responsabilidades. E é muito agradável juntar a família seja em qualquer momento, o que você acha então de um almoço em família ou então um lanche da tarde, para dar uma justificativa para reunir toda a família.

 

Em tempos de vacas magras nada melhor do que optar pelo velho e simpático amigo oculto ou amigo secreto, dessa forma haverá um momento de entreterimento na comemoração do Natal e todos sairão presenteados. Nessa reunião familiar será um ótimo momento para fazer o sorteio do amigo oculto, além de já começar as comemorações.

 

Interessante fazer essa reunião no início de Dezembro, no caso de um almoço opte por um menu fácil e bebidas leves, como, sucos e refrigerantes, ou ate quem sabe uma cervejinha para os mais animados. No caso de um lanche da tarde as bebidas permanecem, e o que você acha de uma torta salgada? Fácil, rápido e nada estressante, porque a idéia é reunir a família para preparar para as Festas de Fim de Ano.

 

Fonte: Getty Image

 

Confraternizações

Amigos convidando para comemorar o ano que passou, o pessoal da empresa se preparando para a Festa de Final de Ano, familiares preparando para as ceias de Natal e Ano Novo, formaturas, e ainda tem gente que se casa em Dezembro affff...ufa haja comemorações!!!

 

Sempre tenha em mente uma coisa: não cometa excessos! Todos estão felizes, alegres e contentes, porém em qualquer circunstâncias, não é educado e nem mesmo agradável ver um colega de trabalho, amigo ou alguém da família "dando vexame" por causa de bebida. É um momento de celebrar com os amigos/colegas/ familiares e dizer o quanto ele foi importante para ele, mesmo que não seja o que você realmente sente por aquele colega de trabalho, mas é importante participar é um momento de renovação.

 

Opte sempre por roupas confortáveis e não chamativas. Os trajes sempre devem ser averiguados com quem está preparando a festa, não custa nada perguntar qual será o ambiente da festa e checar o CLIMATEMPO para não passar apertos em cima da hora. Não se esqueça de agendar com antecedência manicure/depilação/cabelereiro/etc afff isso para as mulheres, pois para os homens é SMEPRE tão mais simples, tome um banho, faça a barba e ponha um desodorante!!!

 

Para aqueles que querem aproveitar as festividades do trabalho para entrar o ano de 2013 com status de relacionamento sério, o ideal é aguardar o momento certo e uma confraternização de trabalho, digamos que não é o ambiente legal para isso! Mas se é uma confraternização do pessoal da academia, do cursinho, faculdade, pós etc. Vale a pena investir, porém como não é  o meu caso, pois sou casadíssima e muito feliz, se você puder levar um acompanhante leve o maridão, ou a esposa um momento muito interessante para interagir com os amigos!



Fonte: Getty Images


Vale a pena dar uma olhadinha na reportagem complementar Clique aqui

Encomendas...

Para aqueles que possuem familiares e/ou amigos em diferentes cidades/países e querem enviar uma lembrancinha de Natal, o post chegou um pouquinho tarde! Sim, por que o certo seria alertá-los que essa época os CORREIOS estão assoberbados de encomendas, todos enviando presentes aos amigos e familiares. E já tem gente que não vai conseguir postar os presentes a tempo vai gastar ainda mais fazendo postagens via SEDEX.

 

 

 

 

Tarde está, mas o importante é sempre se planejar, para que não ocora! O ideal tanto para presentes, quanto para cartas e cartões de Natal o melhor é postá-los com bastante antecedência, melhor entre a ultima semana de novembro e a primeira de dezembro, para chegar uma semana antes do Natal,  pois demora de 10 a 12 dias em encomenda normal PAC, isso sem contar os atrasos habituais. Com o SEDEX é rapidinho, mas o valor é muito alto e acaba não compensando.

Há quem prefira também as transportadoras, são rápidas e acabam valendo o custo benefício, pois aí você ganha um pouco mais de tempo para as compras, mas a regra é mesma, não deixar nada para ficar em cima da hora.

 

Gosto muito de escolher os presentes, embalá-los e cologar tags de identificação, mas para quem opta por um presente que pode ser comprado na internet, é o ideal para fugir desse transtorno de ainda ter que envar pelo CORREIO/Transportadora. O que acontece que os presentes/lembranças de Natal, não são muito interessantes pela internet e os que são interessantes, são bem mais caros!!!

 

Dá para fazer coisas bem legais, para quem optar compras pela internet. O bacana é eleger um tipo de presente que se adapta a cada presenteado e enviar tudo junto, por exemplo: livros, CDs, DVDs, artesanatos, porta retratos, etc. Faça uma compra única e envie para um único endereço (caso sejam da mesma cidade). É simpático enviar antes dos presentes chegarem um cartão auto explicativo mostrando qual o presente é de quem, vale até brincadeiras nessa hora.

 

O importante é não se estressar com entregas atrasadas, correrias com  postagens, escolhas de presente, esquecer de alguém por causa da correria. Lembrem-se das listinhas que nesso momento tem que estar prontinhas!!!

Festas de fim de ano batendo na porta

Fonte: Getty Images

 

Fim de ano chegando! Época boa renovação no ar!

 

Encontro com muitos amigos e o comentário é sempre o mesmo “fim de ano é uma correria só” é mesmo, por isso precisamos nos organizar, para que não gere stress e aborrecimentos. O mais importante é fazer um bom planejamento, o ideal é já se preparar em outubro, mas se você ainda não se preparou ainda dá tempo, e corra.

 

1º PARTE -  Faça listas

 

Presentes para dar

·        Presentes aos familiares – esses são especiais, principalmente quando se trata de pai, mãe, esposo (a), filhos e irmãos, são sempre mais elaborados e sonhados, pois é nesse momento que você pode aproveitar o $ do 13º salário para dar aquela bolsa que sua mãe está namorando a um tempão ou até mesmo o celular que seu esposo tanto quer;

 

·        Presentes a parentes – são sobrinhos, tios, padrinhos, primos, etc. Na minha opinião dar presentes a todos os parentes é impossível, então classifico por aqueles mais chegados, que te procuraram, durante todo o ano, para saber como você esta, demonstrando seu carinho e afeição a você e sua família. Então esses sim merecem uma lembrança, por que isso sim que é natal é presença e não presentes;

 

·        Lembranças a prestadores de serviços (faxineira, manicure, cabelereira, esteticista, porteiro, atendentes, aquele vizinho que sempre recebe suas encomendas quando vc não está em casa, etc) ta certo que dar presente para todo mundo haja orçamento ($) então o ideal é comprar uma lembrancinha ou fazer você mesma, o interessante nesse momento é mostrar o seu gesto de carinho e consideração a pessoa.

Fonte: Getty Images

 

Cartões para enviar

Nessa época, é sempre bom desejarmos e enviarmos boas vibrações as pessoas queridas. E em tempos de tecnologia, legal enviar um cartão físico ou uma mensagem positiva para nossos entes e amigos. Faça uma listinha das pessoas que você gostaria de enviar um cartãozinho é uma boa dica para quem não vai dar presentes, pelo menos um cartão já é simpático.

Ainda tem também os cartões que são dados juntamente com os presentes então legal é montar uma lista e administrar quem irá receber.

Convidados

Vai fazer alguma coisa na sua casa, legal! Então agora é a hora de pensar nos convidados, quantos serão? Quem serão? Quais irão? Alguém tem restrição alimentar? Muitas crianças? o que fazer para  elas? A lista de convidados é um norte para você se orientar quanto ao menu da ceia, e já sabendo o que vai fazer pode já ir comprando os alimentos não perecível.

Compras

Recepção de Natal - Com a lista de convidados em mãos, você já tem os números necessários e já sabe o quer precisará comprar, antecipe suas compras, lembrando que ainda faltam alguns dias para o natal então opte por produtos não perecíveis.

Presentes – tudo com a lista facilita, pode correr para as lojas e começar a fazer as compras na medida da sua disponibilidade financeira, pois compras antecipadas você consegue preços melhores e sem o tumulto habitual de fim de ano. Já tenho parte dos presentes comprados, a outra parte estou aguardando o virada do cartão para dimensionar os gastos.

Embalagens – os itens de embalagens em Novembro já estão nas lojas, ontem mesmo fui numa casa de produtos populares e encontrei uma infinidade de embalagens lindas – tipo sacolas, bolsas, caixas, fitas, adesivos, etc. tudo com temas natalinos. E tenho certeza que se eu deixasse para comprar as embalagens em cima da hora não ia encontrar nem a metade das embalagens que eu comprei.

Cartões de Natal – o mesmo vale para os cartões de natal, nessa mesma loja encontrei aqueles mini cards natalinos, ótimos para colocar juntamente com o presente, to super satisfeita! E mais uma vez eu destaco, se deixasse para depois com certeza não ia encontrar nada.

Decoração – ah não podemos esquecer-nos dessa parte, se você tem habilidades para fazer os arranjos de natal, faça-os agora mesmo, na verdade já eram para estar prontos. As lojas têm itens diversificados de produtos para artesanato, eu infelizmente não sei fazer nadinha e gostaria muito de aprender porque é tudo tão lindo!!! Dê uma checada nos seus artigos natalinos; vê senão faltam lâmpadas no seu pisca-pisca; bolas quebradas a hora é de comprar esses artigos.

E você já se preparou para as festas de fim de ano?

Estou vendo 2013...e você?

É e o ano está acabando...e o cheirinho de Ano Novo está no ar. Os preparativos para as festas de fim de ano estão a todo vapor, as lojas já estão laçando os clientes com laçarotes dourados outros temas natalinos para engordar o faturamento mensal.

O mais importante nesse momento é rever seus objetivos e metas, o momento também é para reflexões, a pouco mais de 30 dias estaremos num novo ano, fresquinho! E é impressionante como num piscar de mágica tudo se transforma. Ficamos abertos a mudanças, novos comprometimentos, seja: fazer uma atividade física, entrar para um curso de inglês, aprender a dirigir ou até mesmo fazer algumas reservas.

Como gosto de planejamento e organização, a meta para esse ano é  me tornar uma pessoa ainda mais organizada e conseguir DESCANSAR! Posso dizer que hoje eu não consigo relaxar um só momento, é um turbilhão de coisas na minha cabeça que não me deixa respirar.

Para tudo nessa vida precisamos de algum tipo de método/rotina e eu estou ajustando o meu, tendo consciência e sabendo da importância da organização na minha vida, pesquiso muito (e a partir de 2013 será intensamente) sobre o assunto: ORGANIZAÇÃO!

Estou me preparando para utilizar o GTD / FlyLady quero poder chegar aqui e dizer gente funciona mesmo, pode seguir que dá certo. Então é hora de colocar a mão na massa e se preparar para o ano que está por vir.

E você além das  “Festas de Fim de Ano” já está se preparando para 2013? Como?

É hora de colocar ordem na casa...

 

Impressionante! Como venho me sentindo tão assoberbada de tarefas para executar, em todos os âmbitos da minha vida, com isso me sinto muito mais cansada.

Na área profissional sou representante de um projeto muito importante para empresa, e dependo de todos os colaboradores de diversos setores para aplicá-lo. Tenho ajuda externa de uma instituição que me ajuda a cumprir com o projeto, mas o mais difícil não é isso, o  complicado é que além desse projeto, tenho as minhas atividades profissionais que não estão congeladas em prol dessa meta.

Como professora, confesso que estou deixando a desejar com meus alunos (ruim para eles – que são completamente relapsos e desinteressados). Não gosto de agir dessa forma, sinto que estou cobrindo lacuna.  Preciso parar para montar os planos de aula, as notas de aulas, as aulas de exercícios, etc. Sei o que tem que ser feito, falta é andamento! Em contra partida oriento uma dupla para entrega de trabalho de conclusão de curso,  sou presente e atendo a todas as solicitações. Tive muito problema com os meus orientadores e não quero ser uma que não orienta e acompanha seus orientados.

Como se não bastasse tenho duas monografias em atraso total!!! Não sei nem mesmo por onde começar. Tenho até vergonha de mencionar.

Na minha casa tenho um trilhão de coisas para destralhar, e a passos de tartaruga estão sendo destralhadas. Juro que não é proscrastinação, nesse caso é prioridade. Tenho tantas coisas para resolver que priorizo o que é necessário e sim, deixo o que menos impacta no meu cronograma diário para depois.

Mas venho me preparando para 2013. Lendo, na medida do possível, bastante artigos, blogs, matérias sobre: organização; efetividade; produtividade; etc. Quero poder registrar tudo aqui no blog para ajudar outras pessoas também. Pois eu acredito que ter uma vida organizada é ter tempo para VOCÊ e desocupar a mente com NOSSA TENHO TANTA COISA PARA FAZER.

Emails: Caixa de Entrada

Hoje li um artigo muito interessante e observei que estou agindo completamente errado com a minha caixa de entrada de emails. Todos os dias recebo uma "tulha" de emails, uma tempestade de informações e promoções. Sempre deletava o que não me interessa e deixava por lá o que eu posso vir a ler depois. Porém o mais interessante disso tudo é que nunca retornava para lê-los, ou seja a minha caixa de entrada sempre fica lotada de informações desnecessárias.

 

Ao ler o artigo de hoje no Professor do Sucesso imediatamente realizei as dicas que ali estavam. Criei uma pasta chamada ARQUIVO MORTO e lá coloquei todos os emails que um dia poderão ser consultados e uma outra pasta chamada RESPONDER, nessa pasta sei que há realmente necessidade de resposta não imediata, pois agreguei a regrinha dos 2 minutos, sendo assim posteriormente terão respostas definidas.

A regra dos 2 minutos, é para ser aplicada em exatamente 2 minutos, nesse período defino quais os emails precisarão de resposta imediata, quais irão para o arquivo morto e quais entrarão para a pasta responder (= resposta posterior)

 

 

 

A verdade que hoje estou com a minha caixa de entrada livre para acessos mais organizados, claro que preciso agora é organizá-los nas subpastas conforme assunto. Por exemplo, orçamentos para casa - tudo relacionado a orçamentos para casa estão nessa pasta: móveis, utensílios, decoração, forro, calha,  material de construção, etc e assim respectivamente para os demais assuntos.

 

Simples Assim Maiores detalhes