GTD - Mundando pela raiz

Em pesquisas notei que o GTD é abordado por vários escritores como uma técnica assertiva de organização. E como gosto muito do tema e preciso para ser feliz, comecei a estudar mais sobre o assunto.

Observei que vários blogs sobre organização tem como base o GTD de David Allen, que é "o cara". Fiz um compilado montei um arquivo de estudos que poderá ajudar também a muitos. Quero desde já ressaltar que aqui não tem nada criado por mim, e sim objetos de pesquisa de vários artigos.

 

David Allen criou o método “GTD” (abreviação de “Getting Things Done”) que é uma metodologia de organização e produtividade pessoal. A metodologia defende tornar a vida mais eficaz e de uma forma leve, ou seja, sem stress.

 

David Allen escreveu sobre a técnica no livro chamado “A arte de fazer acontecer”. Não somente para um aprofundamento maior sobre a metodologia, mas também para que possa ser proveitoso para cada perfil.

Para saber um pouco mais sobre o assunto vale a leitura clique aqui

 

A todo o momento estamos recebendo tarefas/ atividades, por delegação de supervisão (no trabalho), por atividades domiciliares, pessoais e por aí vão. Sejam por meios virtuais (e-mails/listas de tarefas) ou físicos (bloco de anotações/agendas). Temos que saber processá-los. Isso processamento é a palavra de ordem. O importante é definir se é algo executável ou não. Se a resposta for negativa ela terá apenas um caminho dos três citados:

1. Lixo/ Destralha

2. Arquivo Morto – para quem sabe algum dia virar um projeto. Mas nesse item importante é ser frio na análise. Se não o arquivo será um depósito de lixo futuro

3. Revisão – será revisto posteriormente para um banco de dados.

Agora se a sua resposta for positiva, questione-se se há a possibilidade de fazer em dois minutos. Posso resolver isso em dois minutos?

1. Sim- haja rápido

2. Não– então você terá que

2.1. Lista de atividades imediatas

2.2. Lista de projetos

2.3. Delegar a alguém

2.4. Agendar o compromisso

Material necessário para iniciar a organização

· Lixeira

· Fichário para guardar itens que vc possa querer fazer alguns dia, são desejos/projetos que você tem, porém não estão em andamento;

· Arquivo de referência – que são 43 pastas suspensas (12meses do ano + 31 dias) para maiores detalhes nesse item acesse aqui está tudo bem explicado;

· Lista de ações imediatas;

· Listas de projetos em andamento;

· Lista de espera – para saber quem está fazendo o que vc delegou;

· Agenda de compromissos.

Etapas do GTD:

· coletar (anotar tudo para ver o que servirá de ação ou referência);

· processar (“é passível de ação? sim ou não”);

· organizar (arquivar, delegar, mandar para as listas etc);

· revisar (revisão semanal das listas para não deixar passar nada em branco);

· fazer (executar seus projetos com eficiência).

Sabe-se que o método é o famoso TUDO DE BOM, porém não é nada fácil absorver a metodologia, ser disciplinado e mudar mesmo de atitude. Em leitura encontrei um artigo bastante interessante que ajuda a facilitar a adoção da metodologia, vale apena conferir

Uma chamada muito legal que li no blog Thais foi a seguinte

Capture tudo o que lhe chama a atenção.

Decida exatamente o que aquilo significa.

Organize os resultados no lugar certo.

Revise sempre para dar conta de tudo.

Faça tudo o que precisa– e quer – fazer

1ª Fase do GTD – Coletar

Importante aprender a coletar, o que se chama de caixa de entrada, saber coletar as informações é um passo fundamental. Você deve fazer da forma que mais lhe adequar melhor. Existem vários meios tecnológicos, como: Palm, Tablets, Note, etc eu prefiro o caderno. Utilizo o caderno para entrada de informações, idéias, lembretes, dicas, anotações diversas, atividades, prioridades, projetos, etc. Dica da Thais!!!

 

2ª Fase do GTD – Processar

Após a coleta de informações o processamento dos dados coletados. Nesse item, faço das palavras da Thais a minha. Com licença Thais, mas preciso aqui copiar seu parágrafo.

 

“O Toodledo é um site (e aplicativo para celular e iPad) que organiza suas tarefas por contexto, pastas, status, localidade, objetivos de vida etc. Eu já usei MUITAS ferramentas de to-do lists e posso dizer que, para mim, é a que funciona melhor. O Toodledo tem três versões: uma free, uma paga e uma que você paga um pouco mais para funcionalidades como carregar arquivos.”

 

3ª Fase do GTD– Ação

Mãos a obra!!!ou melhor mão na massa...e mais uma vez copio a Thais nesse tópico

“Importante: Se uma tarefa demandar menos de dois minutos para ser realizada, você não precisa sequer processá-la – execute-a imediatamente. Muitos projetos ficam parados por conta de gargalos ocasionados por essas pequenas e rápidas tarefas (encaminhar um e-mail, por exemplo, ou avisar alguém por telefone sobre uma reunião que foi cancelada). A regra é essa: se demorar menos de dois minutos, faça imediatamente. Senão, anote no seu caderno e depois processe a tarefa normalmente como faz com as outras, e ela entrará para a lista de executáveis de acordo com o contexto e a prioridade. Por que isso é importante?Porque FREQUENTEMENTE recebemos demandas que temos vontade de executar na hora, mas elas têm prioridade menor que outras que também precisam ser executadas e acabam tomando um tempão do nosso dia. Anotar e processar dá um controle maior das prioridades e garante que você não fique disperso(a) nem perca tempo com algo que não precisa ser feito naquele momento.”

 

4ª Fase do GTD – Revisão

A revisão se faz necessária e é fonte para se viver. Não deixar de checar os projetos, mesmo que ocasionalmente. O importante é checar sempre. Acho legal checar logo pela manhã, dá um contexto geral do que deve ser feito naquele dia e se programar para os próximos.

Vale a pena uma leitura detalhada

Professores do Sucesso

Busy Woman

Vida Organizada

Em Busca da tal Produtividade

O grande problema que o ser humano tem hoje é indefinidamente o TEMPO, tudo se põe culpa no tempo, no ontem foi solução para muitos problemas, mas hoje o TEMPO já não é mais. Muitos apontam a tal inexistência de tempo, justificam suas incapacidades e a total falta de organização para com ele.

Mas paremos para refletir um pouco sobre isso. Quanto e como estamos usando o nosso tempo? Posso lhes confessar que adoro uma TV e posso ficar por horas vendo novelas, filmes, seriados e claro acompanhado de uma boa cochilada de 1h a 2h sempre quando posso. Sei que o desperdício de tempo é muito grande, mas sinceramente é isso que me descansa a mente. Portanto tenho que ter uma agenda apertada para me dar a esse luxo, sempre aos finais de semana. Como culpar o tempo dessa forma, não tem razão, a verdade que temos que nos mexer e seguir em frente as nossas metas pessoais, profissionais, etc.

Agora para começo de conversa não podemos em hipótese alguma confiar em nossas mentes que hoje são bombardeadas de informações a todo o momento, seja no trabalho, na tv, na internet, em casa, na faculdade, enfim NUNCA CONFIE NA SUA MENTE. Cada um de nós tem uma forma diferente de nos organizar, algum método que dê certo, o importante é ter um e seguir em frente. Aposto sempre nas listas de tarefas são sempre certeiras e não tem como errar.

Sempre busque uma forma de anotar tudo que chega até você, seja em um caderninho, numa agenda, num bloco de anotações, em algum aplicativo de celular, seja o que for importante, para você anote!!! E não deixe para depois.

Anote todas as suas tarefas, mas o que são tarefas? São todas as atividades que precisam ser feitas ou então algo que você quer fazer, mas não confunda com compromissos. Compromissos são tarefas com dia e hora para serem executadas, como por exemplo: uma consulta médica, uma reunião, uma festa de aniversário, etc.

Agora uma coisa fundamental que tem que se ter em mente é que temos um tempo útil de produtividade e ele tem que ser absorvido da melhor forma possível, pois é dele que dependemos, e como eu posso administrar melhor o meu tempo? Te respondo com uma outra pergunta, quais são as suas prioridades nos campos de sua vida (pessoal, profissional, acadêmico, social, etc). Se não soubermos onde queremos chegar, jamais saberemos como utilizar melhor o nosso tempo, por isso é fundamental ter metas, objetivos de longo, médio e curto prazo.

O GTD Getting Things Done é um método fantástico, nos ajuda muito a entender e melhorar nossa produtividade, vou citá-lo em um post específico, mas um compilado interessante do André Cruz, que fala também sobre produtividade, é o seguinte:

"Cinco ações do GTD

1) Coletar – essa é a ação fundamental do GTD. Quanto melhor você for para coletar as coisas que chegam até você, mais eficiente você será. Isso vai garantir que você irá usar a parte inteligente da mente para comandar a burra;

2) Decidir a próxima ação – depois que você identifica o que é essa coisa que chegou até você é muito importante decidir a próxima ação que a mesma necessita. Isso irá garantir que você manterá os assuntos andando e que as coisas não ficarão paradas em sua caixa de entrada;

3) Sempre seguir o processo – existe um fluxo para o processo GTD o importante seguir o mesmo do início ao fim. Processe uma coisa de cada vez e, enquanto não chegar ao fim do processo, não comece a processar uma nova coisa;

4) Manter as listas de tarefas atualizadas – para que sua mente deixe de gerar os veios abertos é muito importante que ela se sinta segura de que as informações do que precisa ser feito está armazenado em um lugar seguro e atualizado. Você também se sentirá muito mais confiante no processo conforme for percebendo que o mesmo funciona e seguro;

5) Aprimorar a qualidade – a única coisa que não muda é a mudança. Assim, é muito importante estar sempre atento ao que pode ser feito melhor e como pode otimizar e melhorar o processo ao longo do tempo."

Importante é sempre ter em mente o que de fato você quer para sua vida, anote tudo e sempre, não deixe de coletar nada e trabalhe intensamente para riscar a pendência da sua lista a sensação de libertação é muito melhor do que a da procrastinação.

Fuja de Reuniões Improdutivas

Fonte: Getty Images

Quem gosta de participar de reuniões? Reuniões em sua grande maioria das vezes são enfadonhas e cansativas. E para piorar a situação não obtemos o resultado almejado com elas, principalmente se são feitas sem um planejamento prévio e organização.

Você que lidera reuniões, é responsável por gerenciar uma equipe e quer obter resultados efetivos com reuniões, importante seguir regrinhas básicas e funcionais:

1.   Esteja preparado para gerir a reunião – uma reunião é como uma orquestra, precisa do seu regente. E se você não estiver preparado para monitorá-la, ou melhor é não fazê-la para não ter maiores problemas;

2.   Importante fazer uma pauta para essa reunião e principalmente, após a descrição da pauta veja quem realmente interessa para participar dessa reunião, jamais convoque para uma reunião quem não tem nada a ver com a pauta;

3.   Defina o local e horário mais apropriado para se fazer a reunião. Não exponha os assuntos em uma sala cheia de pessoas que não vão fazer parte da reunião, isso pode constranger e impedir soluções que podem surgir. O horário é outro ponto importante. O melhor horário será definido por você, mas desde que seja dentro do expediente usando o bom censo. Não agende após o almoço, após o horário normal de serviço ou então logo que inicia o expediente;

4.   Agende com antecedência – comunique os participantes e a pauta da reunião com uma antecedência mínima de 24h. Evite que os participantes sejam pegos de surpresa para uma reunião. É sempre mais educado e gera menos conflitos, quando os participantes são avisados e sabem o que será discutido na reunião agendada;

5.   Após convocação jamais cancele a reunião ou gere atrasos para o inicio isso leva a incredibilidade, seja responsável e respeite os seus liderados. É claro que imprevisto sempre acontecem, mas não faça da exceção a regra!

6.      Importante salientar que todo o tomador de decisões (alta diretoria, encarregados, gerentes, etc) da pauta da reunião precisam estar presentes, senão não há motivos de se fazer a reunião;

7.  Uma reunião planejada e organizada pode durar até 60 minutos, desde que haja EVOLUÇÃO das idéias e propostas de ações, caso contrário não deixe passar de 30minutos;

8.   Faça a ata de reunião na hora, nunca deixe para depois, pode criar desconfiança se enviada posteriormente ou então até mesmo não ser enviada com o acumulo de atividades. Leia a ata e deixe em aberto para que os participantes façam as colocações necessárias. Imprima e que todos assinem.

O importante é saber que qualquer reunião TEM QUE SER PRODUTIVA obter RESULTADOS se for diferente melhor não fazer.

Links interessantes sobre o assunto, clique aqui - esse também