23 de jan de 2013

Fuja de Reuniões Improdutivas

Fonte: Getty Images

Quem gosta de participar de reuniões? Reuniões em sua grande maioria das vezes são enfadonhas e cansativas. E para piorar a situação não obtemos o resultado almejado com elas, principalmente se são feitas sem um planejamento prévio e organização.
Você que lidera reuniões, é responsável por gerenciar uma equipe e quer obter resultados efetivos com reuniões, importante seguir regrinhas básicas e funcionais:
1.   Esteja preparado para gerir a reunião – uma reunião é como uma orquestra, precisa do seu regente. E se você não estiver preparado para monitorá-la, ou melhor é não fazê-la para não ter maiores problemas;
2.   Importante fazer uma pauta para essa reunião e principalmente, após a descrição da pauta veja quem realmente interessa para participar dessa reunião, jamais convoque para uma reunião quem não tem nada a ver com a pauta;
3.   Defina o local e horário mais apropriado para se fazer a reunião. Não exponha os assuntos em uma sala cheia de pessoas que não vão fazer parte da reunião, isso pode constranger e impedir soluções que podem surgir. O horário é outro ponto importante. O melhor horário será definido por você, mas desde que seja dentro do expediente usando o bom censo. Não agende após o almoço, após o horário normal de serviço ou então logo que inicia o expediente;
4.   Agende com antecedência – comunique os participantes e a pauta da reunião com uma antecedência mínima de 24h. Evite que os participantes sejam pegos de surpresa para uma reunião. É sempre mais educado e gera menos conflitos, quando os participantes são avisados e sabem o que será discutido na reunião agendada;
5.   Após convocação jamais cancele a reunião ou gere atrasos para o inicio isso leva a incredibilidade, seja responsável e respeite os seus liderados. É claro que imprevisto sempre acontecem, mas não faça da exceção a regra!
6.      Importante salientar que todo o tomador de decisões (alta diretoria, encarregados, gerentes, etc) da pauta da reunião precisam estar presentes, senão não há motivos de se fazer a reunião;
7.  Uma reunião planejada e organizada pode durar até 60 minutos, desde que haja EVOLUÇÃO das idéias e propostas de ações, caso contrário não deixe passar de 30minutos;
8.   Faça a ata de reunião na hora, nunca deixe para depois, pode criar desconfiança se enviada posteriormente ou então até mesmo não ser enviada com o acumulo de atividades. Leia a ata e deixe em aberto para que os participantes façam as colocações necessárias. Imprima e que todos assinem.
O importante é saber que qualquer reunião TEM QUE SER PRODUTIVA obter RESULTADOS se for diferente melhor não fazer.
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